علاقه‌مندان، جهت شرکت در هرکدام از برنامه‌های کنفرانس (ارسال مقاله، شرکت آزاد در کنفرانس، شرکت در کارگاه‌ها، یا بخش مسابقه) باید فرم ثبت‌نام را به‌دقت تکمیل نمایند. ابتدا مشخص کنید به چه عنوان در سامانه ثبت‌نام می‌کنید؛ به‌عنوان شخص حقوقی یا شخص حقیقی. در مواردی که مؤسسات و سازمان‌ها به‌عنوان حمایت‌کننده کنفرانس ثبت‌نام می‌کنند، امکان ثبت‌نام تعداد مشخص از کارکنان و همکاران خود را برای شرکت در همایش یا کارگاه‌های آموزشی را دارند، و می‌توانند ثبت‌نام برای حضور در نمایشگاه‌ جانبی را اعلام دارند. لطفا جهت کسب اطلاعات بیشتر صفحه راهنمای حمایت‌کنندگان را مطالعه فرمایید.

 در فرم ثبت‌نام عنوان خود را مشخص کنید. در صورتی که مدرک دکترای خود را دریافت نموده‌اید از عنوان دکتر استفاده فرمایید. مکاتبات با همین عنوان با شما انجام می‌گیرد. نام، نام خانوادگی، سطح تحصیلات، رتبه علمی و رشته تخصصی را به‌دقت وارد کنید. همچنین، لطفا معادل انگلیسی مشخصات فردی خود را به دقت وارد کنید، در صورت تمایل به دریافت گواهی‌ها به زبان انگلیسی از همین قسمت نام شما استخراج خواهد شد. 

 شماره تلفن، شماره تلفن همراه نیز از موارد ضروری است. با توجه به اینکه در بسیاری موارد نیاز به اطلاع‌رسانی فوری وجود دارد و مسئولین برگزاری همایش باید در یک بازه زمانی مشخص، افرادی که مقالاتی را ارائه می‌دهند را اعلام کنند، بنابراین شماره قابل‌دسترس را اعلام فرمایید.

 عضویت در سامانه همایش به‌صورت یکی از چهار مورد زیر است: نویسندگان مقاله که دانشجوی یکی از دانشگاه‌ها هستند؛ نویسندگان مقاله که دانشجو نیستند (اعضای محترم هیأت علمی دانشگاه‌ها یا پژوهشگران مستقل و صنعتگران)؛ علاقه‌مندان به شرکت در کنفرانس بدون ارائه مقاله؛ و شرکت‌کنندگان بدون مقاله که دانشجوی دانشگاه آزاد اسلامی واحد لنجان می‌باشند. لطفا در انتخاب نوع عضویت خود دقت فرمایید. فرم شرکت در کنفرانس که پس از ثبت‌نام در اختیار شما قرار می‌گیرد، بر اساس همین انتخاب از قبل تنظیم شده است. با این وجود در هر زمان می‌توانید با مراجعه به پنل کاربری خود، نوع عضویت را تغییر دهید.

 در صورت امکان عکس مناسبی از خود را در سامانه بارگذاری کنید. این عکس بر روی کارت حضور در کنفرانس شما چاپ خواهد شد.

 شهر محل سکونت یا کار، نشانی پستی به همراه کد پستی و همچنین سازمان محل تحصیل یا خدمت را به همراه پست سازمانی یا نوع اشتغال به کار مثلاً دانشجوی رشته روابط بین‌الملل دانشگاه تربیت مدرس یا عضو هیأت علمی دانشگاه دانشگاه آزاد اسلامی واحد لنجان ثبت کنید. در مواردی که نیاز به مکاتبه پستی باشد (مانند ارسال گواهی‌ها) از همین نشانی استفاده خواهد شد. 

 برای تکمیل ثبت‌نام نشانی پست الکترونیکی، و نام کاربری را هم به‌دقت وارد کنید. نشانی ایمیل شما می‌تواند به عنوان نام کاربری محسوب شود. توصیه می‌شود از نشانی پست الکترونیکی خود برای تکمیل فرآیند ثبت‌نام استفاده کنید. بااین‌حال، این امکان وجود دارد تا از نام کاربری دلخواه استفاده کنید. چنانچه این نام قبلاً در سامانه ثبت‌نشده باشد، امکان استفاده از آن را دارید. از ایمیل صحیح استفاده کنید. در مواردی که رمز عبور را فراموش کنید، این امکان وجود دارد تا با ورود نشانی ایمیل صحیح، رمز عبور مجدداً ایجادشده و به نشانی ایمیل شما ارسال گردد.

 لطفا فقط یک‌بار در سامانه ثبت‌نام کنید. و درصورتی‌که رمز عبور را فراموش کردید، از گزینه ارسال مجدد رمز عبور استفاده کنید. درصورتی‌که در سامانه ثبت‌نام کرده‌اید لیکن، نام کاربری یا نشانی ایمیل را نمی‌دانید از طریق فرم تماس با ما به دبیرخانه کنفرانس اطلاع‌رسانی کنید.

عضویت در سامانه کنفرانس به معنای ثبت‌نام در آن نیست. پس از ورود به سامانه برای شرکت در کنفرانس، فرم شرکت در کنفرانس را تکمیل کنید. این فرم بر اساس نوع عضویت انتخابی شما تنظیم شده است.

 جهت ثبت‌نام در برنامه‌های مختلف کنفرانس (ارسال مقاله، شرکت در کارگاه‌ها، شرکت در مسابقه، و ...) از بخش مربوطه که در پنل کاربری شما در دسترس است، استفاده نمایید. 

 در برخی موارد، رمز عبور به پوشه SPAM ارسال می‌شود. لطفاً درصورتی‌که ایمیل تأییدیه ثبت‌نام در سامانه را دریافت نکردید، ابتدا به این پوشه مراجعه کنید و مشخص کنید ایمیل‌های دریافتی از سامانه ، SPAM نیستند.

 کلیه موارد وارد شده فوق را می‌توانید هر زمان که خواستید، ویرایش یا اصلاح نمایید.